Política de privacidad

Versión vigente: 27 de octubre de 2026. Reemplaza la versión de junio de 2026.

PROKAP IB S.A.S., sociedad identificada con NIT 900.522.890-3 y domiciliada en Bogotá D. C., Colombia (en adelante «PROKAP IB» o «la Compañía»), en su calidad de responsable del tratamiento, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), la Ley 1266 de 2008 (modificada por la Ley 2157 de 2021) en lo relativo a información financiera y crediticia, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Esta es la política general de PROKAP IB S.A.S. y aplica a todas sus líneas de negocio y canales: el sitio corporativo (banca de inversión, finanzas corporativas y asesoría especializada), el asistente virtual, el formulario de PQR, la marca de crédito Velante y la herramienta de Debida Diligencia. El programa Prokap FP tiene además un capítulo específico, que complementa esta política, en www.prokapib.com/fp/privacidad.html.

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: PROKAP IB S.A.S. · NIT: 900.522.890-3
• Domicilio y dirección: Carrera 13 Bis No. 108 - 36, Oficina 210 Martesana, Bogotá D. C., Colombia
• Área responsable de la atención de consultas y reclamos: Dirección General
• Correo para asuntos de datos personales: contabilidad@prokapib.com
• Atención a clientes, operación y comercial (teléfono y WhatsApp): +57 321 842 7360
• Teléfono para notificaciones judiciales: +57 320 240 9493
• Sitio web: www.prokapib.com

2. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular la existencia de esta política, cómo acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como los contenidos en registros públicos (por ejemplo, el registro mercantil) y en documentos públicos.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos biométricos o los relativos a la salud.
• Dato financiero, crediticio y comercial: información sobre el nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, regulada por la Ley 1266 de 2008.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que es a su vez responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Principios

PROKAP IB aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En el tratamiento de información financiera y crediticia aplica, además, los principios del artículo 4 de la Ley 1266 de 2008.

4. Datos que tratamos y para qué

Solo recolectamos los datos necesarios para cada finalidad. La tabla resume cada canal; las finalidades se detallan después.

4.1 Finalidades comunes

• Atender solicitudes, consultas y PQR, y mantener la relación precontractual, contractual y poscontractual.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, atender requerimientos de autoridades y aplicar las medidas de prevención del lavado de activos, la financiación del terrorismo y la proliferación de armas de destrucción masiva (SARLAFT o SAGRILAFT, según corresponda).
• Realizar estadísticas internas y medir el desempeño del sitio y de las campañas, sin publicar datos que identifiquen a los titulares.
• Enviar información comercial sobre los servicios de PROKAP IB, solo si el titular lo autoriza. Esta autorización es opcional, puede revocarse en cualquier momento y no condiciona la prestación de ningún servicio.
• Proteger la seguridad del sitio, de los sistemas y de los titulares, y prevenir el fraude.

4.2 Asistente virtual

El chat del sitio es atendido por un asistente automatizado que funciona con inteligencia artificial. Sus respuestas son informativas, pueden contener imprecisiones y no constituyen asesoría ni oferta vinculante. Para usarlo pedimos nombre, correo y celular, con la autorización previa del titular. Los mensajes se procesan con un proveedor de inteligencia artificial que actúa como encargado (numeral 9). No escriba en el chat números de tarjetas, claves, datos de salud ni otros datos sensibles.

5. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes

Como regla general, PROKAP IB no solicita datos sensibles. La única excepción prevista es la verificación biométrica facial de los solicitantes de crédito Velante, que se usa exclusivamente para prevenir la suplantación de identidad. Para ese tratamiento: (i) se pide una autorización explícita y separada; (ii) se informa que el titular no está obligado a autorizarlo; (iii) se ofrece un medio alternativo de verificación de identidad, sin que la negativa impida estudiar la solicitud (artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 6 del Decreto 1377 de 2013); y (iv) el resultado se conserva solo mientras sea necesario para la finalidad y las obligaciones legales.

Los servicios de PROKAP IB están dirigidos a personas mayores de edad y a empresas. No recolectamos deliberadamente datos de menores; si llegara a ocurrir, se respetará su interés superior y sus derechos prevalentes, con autorización de su representante.

6. Información financiera, crediticia y comercial (Velante)

• La consulta y el reporte ante operadores de información financiera (como Datacrédito Experian y TransUnion) solo se realizan con la autorización previa, expresa y separada del titular (Ley 1266 de 2008).
• Antes de un reporte negativo, PROKAP IB enviará una comunicación al titular con al menos veinte (20) días calendario de anticipación, para que pueda pagar o controvertir la obligación (artículo 12 de la Ley 1266 de 2008, modificado por la Ley 2157 de 2021).
• La información negativa permanecerá en los bancos de datos durante los términos del artículo 13 de la Ley 1266 de 2008, modificado por la Ley 2157 de 2021, y se actualizará cuando el titular pague.
• Las gestiones de cobranza se harán por los canales autorizados y respetando los horarios y la frecuencia de la Ley 2300 de 2023, sin contactar a terceros distintos del deudor y sus garantes, salvo autorización expresa.
• Las peticiones y reclamos sobre esta información se tramitan conforme al artículo 16 de la Ley 1266 de 2008, por los canales del numeral 8.

7. Autorización del titular

PROKAP IB obtiene la autorización por medios que permiten conservar prueba de ella, en especial:

• Chat y formulario de PQR: casilla de autorización que el titular marca antes de enviar sus datos. Se guarda la versión de esta política aceptada, la fecha y el canal.
• Prokap FP: casilla de aceptación de los términos y de la política antes del pago (ver capítulo específico).
• Velante: casillas separadas para el tratamiento de datos, la consulta y el reporte a centrales de riesgo y, si el titular lo acepta, la biometría facial; se guarda el texto aceptado, la fecha, la dirección IP y una huella criptográfica del texto.
• Clientes corporativos, proveedores y empleados: cláusula en el contrato, la propuesta o el formato respectivo.
• WhatsApp, agenda y correo: cuando el titular nos escribe o agenda una cita, le informamos este aviso y la autorización se entiende otorgada por su conducta inequívoca al continuar la conversación (artículo 7 del Decreto 1377 de 2013).

No se requiere autorización para datos públicos, para datos requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, ni en los demás casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

8. Derechos del titular y cómo ejercerlos

El titular tiene derecho a: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado del uso dado a sus datos; presentar quejas ante la SIC, una vez agotado el trámite ante PROKAP IB; revocar la autorización y solicitar la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; acceder gratuitamente a sus datos, y abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012).

Canales para ejercer los derechos:

• Correo electrónico: contabilidad@prokapib.com (para Prokap FP también finanzaspersonales@prokapib.com).
• Formulario en línea: Radicar una PQR (elige «Petición» o «Reclamo» e indica que se refiere a datos personales).
• Correspondencia física: Carrera 13 Bis No. 108 - 36, Oficina 210 Martesana, Bogotá D. C., Colombia.
• Teléfono y WhatsApp: +57 321 842 7360.

8.1 Consultas

Se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

8.2 Reclamos

El reclamo debe incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos que se quieran hacer valer. Si está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si en dos (2) meses no se completa, se entenderá desistido. Una vez completo, se incluirá la leyenda «reclamo en trámite» en máximo dos (2) días hábiles y se resolverá en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles informando los motivos.

8.3 Requisito previo para acudir a la SIC

El titular solo puede elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante PROKAP IB (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

9. Encargados y transmisión internacional

Para operar el sitio y sus servicios, PROKAP IB se apoya en proveedores que tratan datos por su cuenta, bajo sus instrucciones y con obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad. Algunos almacenan o procesan los datos fuera de Colombia:

Las transmisiones y transferencias internacionales se realizan a países que la SIC considera con nivel adecuado de protección (Circular Externa 005 de 2017 y sus actualizaciones), mediante contratos de transmisión, o en los demás casos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

10. Transferencias a terceros

PROKAP IB no vende ni alquila datos personales. Solo los transfiere: (i) a entidades financieras, fondos de capital, inversionistas y demás contrapartes de una operación, cuando el cliente corporativo lo instruye para estructurarla o presentarla, bajo acuerdos de confidencialidad; (ii) a operadores de información financiera, con la autorización prevista en el numeral 6; (iii) a autoridades que lo soliciten en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; y (iv) en los demás casos permitidos por la ley.

11. Contacto comercial

Los contactos con fines comerciales o de cobranza se hacen solo por los canales que el titular autorice, de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos, y con la frecuencia que permite la Ley 2300 de 2023. El titular puede pedir en cualquier momento que no lo contactemos más con fines comerciales.

12. Seguridad e incidentes

PROKAP IB aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos: conexiones cifradas, control de acceso con credenciales personales y segundo factor en las herramientas internas, respaldos de la base de datos, registros de actividad, y uso de identificadores seguros (tokens) en lugar de números de tarjeta. Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, se contendrá, se reportará a la SIC en el Registro Nacional de Bases de Datos dentro del plazo que fija esa entidad y se informará a los titulares afectados cuando corresponda.

13. Registro Nacional de Bases de Datos

PROKAP IB inscribirá y mantendrá actualizadas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC cuando le sea exigible conforme al Decreto 090 de 2018.

14. Cookies

El sitio usa cookies necesarias y, solo si el usuario las acepta, cookies de medición. El detalle y la opción para cambiar la decisión están en la Política de cookies.

15. Conservación

Los datos se conservan mientras sean necesarios para la finalidad y, después, durante los plazos que exijan las normas: diez (10) años para los libros y papeles del comerciante (artículo 28 de la Ley 962 de 2005), los términos de permanencia de la Ley 1266 de 2008 para la información crediticia y los de prescripción de las acciones legales. Cumplidos esos plazos, los datos se suprimen o se anonimizan.

16. Vigencia y cambios

Esta versión rige desde el 27 de octubre de 2026. Los cambios sustanciales se publicarán en este sitio antes de aplicarse; si se refieren a la finalidad del tratamiento, se pedirá una nueva autorización. Las versiones anteriores pueden solicitarse por los canales del numeral 8.